Privacyverklaring

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet: wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en doen geen grootschalige stelselmatige observatie.

2.1 Je bedrijfs- en contactgegevens

Bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, land, btw-nummer, de naam van de contactpersoon, het contact-e-mailadres, het factuur-e-mailadres en het telefoonnummer.

• —Waarvoor — je account aanmaken, je omgeving inrichten, contact met je opnemen en factureren.
• —Grondslag — uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); voor de facturen ook de wettelijke bewaarplicht (sub c).
• —Hoe lang — zolang je account bestaat, en daarna uiterlijk zestig dagen. Facturen en boekhouding bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.

2.2 De gegevens van de gebruikers in je omgeving

Naam, e-mailadres, rol, taal, tijdzone, de instelling of iemand prijzen mag zien, en of er met barcode gepickt moet worden. Van het wachtwoord bewaren wij alleen een versleutelde afdruk (bcrypt-hash), nooit het wachtwoord zelf. Verder: of tweestapsverificatie aanstaat en het bijbehorende geheim, of iemand met Google inlogt, wanneer iemand voor het laatst inlogde en wanneer het wachtwoord voor het laatst is gewijzigd.

• —Waarvoor — mensen laten inloggen en ze de juiste rechten geven.
• —Grondslag — uitvoering van de overeenkomst.
• —Hoe lang — zolang de gebruiker in je omgeving staat. Verwijder je iemand, dan verdwijnen deze gegevens mee.

2.3 Inloggen en beveiliging

• —Sessies — een willekeurig sessienummer in een cookie, dertig dagen geldig. Wissel je je wachtwoord of log je uit, dan vervalt de sessie meteen.
• —Mislukte inlogpogingen — wij tellen ze per IP-adres en per gebruiker, zodat niemand eindeloos kan raden. Na acht mislukte pogingen staat het inloggen een kwartier op slot. Deze regels verdwijnen na een dag, en meteen zodra het inloggen lukt.
• —Logboek — wij leggen gebeurtenissen in je omgeving vast (wie wat deed, met tijdstip en waar van toepassing het IP-adres), plus een voorraadlogboek dat niet gewist kan worden.

• —Grondslag — ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst en een controleerbaar spoor (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• —Hoe lang — sessies dertig dagen en daarna meteen weg (elke nacht ruimen wij de verlopen sessies op), inlogpogingen één dag, het logboek zolang je account bestaat. Berichten die wij namens jou naar een gekoppeld systeem sturen (webhooks) bewaren wij met hun inhoud dertig dagen, zodat je kunt nakijken wat er verstuurd is; daarna gaan ze weg.

2.4 Betaalgegevens

Wij verwerken geen IBAN, kaartnummer of bankafschrift. Dat doet Stripe. Wij bewaren alleen: het klantnummer bij Stripe, een verwijzing naar je SEPA-machtiging, het gekozen pakket, de prijs, de betaalperiode, wanneer er voor het laatst geïncasseerd is, en — als het misging — de foutmelding die de bank teruggaf. Van elke betaalmelding houden wij een regeltje bij met het betaal-id, de status en het bedrag, zodat een melding niet twee keer verwerkt wordt.

• —Grondslag — uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke administratieplicht.
• —Hoe lang — zeven jaar, samen met de administratie.

2.5 Vragen aan Robin

Robin is de assistent in de app. Stel je hem een vraag die hij niet kan beantwoorden, dan bewaren wij die vraag met je gebruikersnummer, zodat iemand van ons er een antwoord bij kan schrijven. Wij bewaren dat zolang je account bestaat. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij goede hulp en betere documentatie.

2.6 Gebruiksgegevens (Umami)

Wij meten hoe PickIt gebruikt wordt met Umami, dat op onze eigen server draait. Umami zet geen cookies, maakt geen profiel en volgt je niet over andere websites. Gemeten worden: de pagina die je opvraagt, de vorige pagina, het land, het type browser en het schermformaat.

Umami staat alleen op de openbare schermen: de prijzenpagina, het aanmeldformulier, het inlogscherm en de drie juridische stukken. Zodra je bent ingelogd wordt het meetscript niet geladen — de webadressen van je magazijnschermen bevatten technische nummers van bestellingen en producten, en die verlaten onze app dus niet. Namen, e-mailadressen, adressen en andere gegevens van je kopers gaan er nooit naartoe: gebeurtenissen mogen bij ons alleen platte, niet-herleidbare waarden bevatten, en de software filtert wat daar niet aan voldoet er zelf uit.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de dienst. Omdat Umami geen cookies zet en geen profiel maakt, hoeven wij je daarvoor geen toestemming te vragen — en doen wij dat dus ook niet.

Google Analytics staat in de software voorbereid maar is niet aangezet en meet op dit moment niets. Zetten wij het ooit aan, dan vragen wij je vooraf toestemming en passen wij deze verklaring aan.

2.7 Cookies

PickIt zet alleen cookies die nodig zijn om te werken:

Wij gebruiken geen trackingcookies en geen advertentiecookies. Daarom zie je bij ons geen cookiebanner.

De opslag en de verwerking van je gegevens gebeuren dus in Duitsland, binnen de Europese Unie. Verkeer over Cloudflare en het inloggen met Google kunnen wél buiten de EU worden afgehandeld; dat is de reden dat wij het hierboven apart noemen in plaats van te schrijven dat je gegevens de EU nooit verlaten.

Zet je in PickIt een verzendprovider (zoals MyParcel of Sendcloud), een printerkoppeling (PrintNode) of een webshopkoppeling aan, dan stuurt PickIt in jouw opdracht en met jouw eigen account gegevens naar die partij. Die partij is dan jouw verwerker, niet de onze; de afspraken daarover maak je zelf met hen.

Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Wij geven ze alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, of als het nodig is om onze rechten te beschermen — bijvoorbeeld een incassobureau als je ondanks aanmaningen niet betaalt.

Wat wij daadwerkelijk hebben ingericht:

• —de app is alleen via een versleutelde verbinding (https) te bereiken en luistert zelf alleen op de server zelf, achter een aparte poortwachter;
• —de verbinding met de database is versleuteld en wij controleren met welke server we praten;
• —wachtwoorden bewaren wij alleen als bcrypt-hash, met eisen aan de vorm en een verplichte wissel bij het eerste gebruik van een beheerdersaccount;
• —een rem op het raden van wachtwoorden en van codes voor de tweede stap;
• —tweestapsverificatie met een authenticator-app, per gebruiker in te schakelen;
• —zes rollen met verschillende rechten, en de mogelijkheid prijzen voor een medewerker te verbergen;
• —elke klant heeft een eigen subdomein en een eigen afgeschermde omgeving; elk gegeven hangt aan één account, een sessie hoort bij precies één omgeving, en wat een browser zelf over zijn account meestuurt wordt weggegooid voordat de app ernaar kijkt;
• —API-sleutels bewaren wij alleen als onomkeerbare afdruk (SHA-256), met een eigen vervaldatum per sleutel; de sleutel zelf zie je één keer, bij het aanmaken;
• —een logboek van gebeurtenissen en een voorraadlogboek dat niet te wijzigen is;
• —de database wordt bij Supabase automatisch geback-upt.

Wat wij (nog) niet hebben, noemen wij hier bewust niet als maatregel. Wij beloven geen beveiliging die er niet is.

Je mag ons vragen om:

• —inzage — een kopie van wat wij van je verwerken;
• —rectificatie — iets laten verbeteren dat niet klopt;
• —verwijdering — je gegevens laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
• —beperking — de verwerking tijdelijk stilleggen;
• —bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• —overdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen.

Veel hiervan kun je zelf al: in je omgeving pas je je bedrijfs- en gebruikersgegevens aan, en exporteren kan altijd — ook als je abonnement op slot staat.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar [email protected]. Wij reageren binnen één maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat dan binnen de eerste maand weten.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten — meestal is het zo opgelost. Kom je er met ons niet uit, dan mag je klagen bij de toezichthouder: